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¿Qué software usar? Deje que el retorno de la inversión decida por usted

Por Robert Green

Esta es una pregunta habitual en todos los tipos de entornos de diseño: los usuarios de software y los responsables de la toma de decisiones quieren saber qué herramientas de software son las mejores para sus empresas. Las preguntas como “¿AutoCAD es mejor que LT?” o “¿es verdad que Revit es mejor que AutoCAD Architectural?” suponen dos escenarios posibles que se deben analizar con preguntas como “¿cuánto cuestan estas herramientas? y ¿realmente merecen la pena?” Tanto si es un usuario, como un administrador de CAD o un jefe de proyectos, estas preguntas pueden suponer un quebradero de cabeza.

Pero si lo piensa bien, todas estas preguntas son una variación de un único tema: ¿qué herramienta de software es realmente la adecuada para sus usuarios y su empresa?

Cuando se piensa en las preguntas desde ese único punto de vista, la respuesta es muy simple: use las herramientas que proporcionen más eficiencia a los usuarios y que produzcan el mejor retorno de la inversión (ROI) para su empresa.

¿Qué es el retorno de la inversión?

El retorno de la inversión (ROI) no es más que una manera de tomar decisiones de compras complejas de software CAD mediante un enfoque matemático basado en datos. Al usar el ROI, su empresa puede tomar decisiones de licencias de software basadas en una lógica empresarial sólida, no en el deseo o en la emoción.

La ecuación básica del ROI es, simplemente:

Por lo tanto, si pensamos en la ecuación en términos de software, resulta evidente que para justificar el coste de la compra o de la licencia de cualquier software, debe haber un ahorro que se produzca con su uso. Como la relación clave de esta ecuación es el ahorro dividido por el coste, la forma de lograr el mejor ROI consiste en maximizar el ahorro mientras se minimizan los costes.

Imaginemos un ejemplo de escenario básico:

Si su empresa puede licenciar un artículo de software por 500 $ al año, se ahorraría 2.000 $ en costes de personal, por lo que recibiría un impresionante retorno de la inversión del 400% de su inversión, como se puede ver en la siguiente imagen.

¿Por qué debería importarle?

Independientemente de la función que cumpla en su organización, ¿no es lógico pensar que, si puede ayudar a la empresa a ahorrar tiempo y reducir los costes mediante un uso inteligente del software CAD, su trabajo será más seguro? Normalmente, la forma en que se plantea los productos CAD y el ROI depende de su función en la organización. En la mayoría de las empresas encontramos las siguientes categorías:

Usuarios de CAD y administradores de CAD.  Los dos grupos se esfuerzan por buscar las oportunidades de ahorro posibles con la nueva tecnología del software CAD.

Administradores de CAD y jefes de proyectos.  Los dos grupos se esfuerzan por controlar los costes asociados a la implementación del nuevo software CAD.

Dirección general.  Se aseguran de que los ahorros y los cálculos de costes sean razonables para poder lograr realmente unos ROI elevados.

Su papel a la hora de buscar métodos de trabajo con productos de software que proporcionen un alto ROI depende de la función que desempeñe, pero las posibilidades pueden resumirse en las siguientes acciones clave:

Usuarios de CAD y administradores de CAD.  Buscar nuevas maneras de usar el software CAD para hacer el trabajo en menos tiempo.

Administradores de CAD y jefes de proyectos.  Asegurarse de que el nuevo software CAD funcione y que se pueda implementar dentro del presupuesto.

Dirección general.  Cuestionarlo todo y validar los cálculos de todos los demás.

Ahorro: Tiempo = Dinero

En la mayoría de los entornos de diseño, la duración de una tarea basada en CAD se mide en las que horas que tarda el usuario de CAD en completar la tarea desde el principio hasta las marcas de revisión finales. La cantidad de horas se multiplica por la tarifa de trabajo del usuario de CAD para calcular un coste total del proyecto de esta manera:

Coste del proyecto = Tiempo (h) x Tarifa de trabajo ($/h)

Esta ecuación nos permite sacar dos conclusiones:

  • El tiempo realmente es igual a dinero, ya que es directamente proporcional al coste del proyecto.
  • Cuanto mayor es la tarifa de trabajo, más cuesta el proyecto.
  • Si las tarifas de trabajo son fijas, la única forma de reducir el coste del proyecto consiste en reducir el tiempo.

Como la mayoría de los usuarios de CAD, desde delineantes a ingenieros, tienen tarifas de trabajo altas, la reducción del tiempo empleado se traduce en un ahorro de coste real para la empresa. Por lo tanto, si una herramienta de software más potente se puede usar para ahorrar tiempo, su precio se amortizará mediante la reducción de los costes del proyecto.

Lógicamente, la pregunta ahora es: “¿Dónde se encuentran las mayores oportunidades de ahorro en el entorno de CAD?”

Buscar y cuantificar ahorros

Para buscar los posibles ahorros de costes en el entorno de CAD de su empresa, todos los usuarios y administradores de CAD deberían hacerse las siguientes preguntas:

¿Cuáles son mis procesos más repetitivos?   Si detecta las tareas que repite con más frecuencia, encontrará los flujos de trabajo que más podrán beneficiarse de la automatización y podrá determinar cuál es el software CAD inteligente más adecuado a sus necesidades.

¿Por qué cometo errores?  Los errores suelen deberse a errores matemáticos o de introducción de datos que realizamos los humanos y que se podrían eliminar con un software de diseño inteligente. Si puede utilizar un software CAD más inteligente para realizar cálculos típicos del ámbito civil, mecánico o arquitectónico, ahorrará tiempo que de otra forma habría que dedicar a corregir errores.

¿Cuáles son los problemas que tienen la mayoría de los usuarios?  Si puede encontrar software CAD que elimine los problemas que afectan tanto a los demás usuarios como a usted, habrá identificado un potencial incluso mayor para el ahorro.

¿Qué es lo que puedo mejorar?  En vez de pensar solo en el tiempo, piense en la forma en que puede mejorar la calidad del producto de su trabajo y en cómo puede ayudarle un software CAD más inteligente. Ejemplos de esto serían la creación rápida de ilustraciones o renderizaciones para el marketing, la búsqueda de conflictos en los diseños arquitectónicos o un mejor soporte para los trabajos de construcción mediante una mejor planificación del terreno en los diseños civiles.

Según vaya realizando sus tareas de CAD diarias, tenga a mano una libreta y anote todas las ideas que se le ocurran para ahorrar tiempo, reducir los problemas y realizar las tareas con más calidad. Se asombrará de la cantidad de buenas ideas que tendrá. Además, tenga en cuenta que en ocasiones son las tareas pequeñas que hace una y otra vez las que hacen que se pierda más tiempo.

Un caso hipotético

Veamos un ejemplo de caso hipotético (aunque basado en el mundo real) para que el proceso completo de identificación de ahorros y de cálculos del ROI quede más claro.

Empresa de ejemplo:  XYZ Steel Detailing proporciona servicios de diseño personalizados a diferentes clientes. Su flujo de trabajo usa expertos en detallado de acero que deben producir muchos planos de dibujos de fabricación detallados a la semana, con una carga de proyectos típica de 150 trabajos al año por experto, y cada uno de ellos obtiene una retribución total media de 25 $/h.

La empresa usa actualmente AutoCAD LT porque el coste de su licencia (360 $ al año) es menor que el coste de una licencia completa de AutoCAD (1.045 $ al año).

Idea de ahorro:  uno de los expertos en detallado de acero cree que el uso del AutoCAD completo sería más productivo que el de LT porque podrían utilizar algunos programas de AutoLISP de dominio público (que no son compatibles en LT) para automatizar las tareas más pesadas y así ahorrar tiempo en cada trabajo.

Para evaluar este caso, se han seguido los siguientes pasos:

Pruebas comparativas de rendimiento:  al descargar una versión de prueba de 30 días de AutoCAD, el experto puede ejecutar algunos programas de AutoLISP en una sección transversal de proyectos e identifica los siguientes resultados:

  • Un proyecto medio tarda 12 horas en completarse con LT.

  • Con AutoCAD y los programas de AutoLISP, el experto en detallado puede completar un proyecto típico en 10 horas, lo que genera un ahorro de dos horas por cada proyecto.

Cálculo del ahorro:  como el coste del trabajo del experto es de 25 $ por hora, se puede obtener un ahorro de 50 $ por cada proyecto (2 h x 25 $/h). Pero el cálculo se vuelve más interesante si se tiene en cuenta que, al cabo de un año, este diseñador puede ahorrar 7.500 $ (50 $/proyecto x 150 proyectos) en costes.

Conclusión inicial:  sin realizar cálculos muy detallados, resulta más que evidente que el ahorro de 7.500 $ al año justificaría obtener una licencia de AutoCAD por 1.045 $ al año en vez de los 360 $ al año de LT. No obstante, hagamos los cálculos más detallados para asegurarnos.

Cálculo del ROI:

¿Puede ver la importancia del ROI?

Imagine lo persuasivo que puede resultar pedir una licencia de software con el anterior cálculo de ROI en comparación con decir algo como “Quiero software nuevo”. Definitivamente afectará en la toma de decisiones basadas en el ROI.

La mentalidad del ROI

Si su empresa puede encontrar ideas con un ROI alto, como en el anterior caso de XYZ, invertirá en el software porque verá un evidente beneficio al hacerlo. El problema suele ser identificar las funciones del software para proporcionar oportunidades de ahorro con un ROI alto y después trabajar esas ideas mediante la implementación para que se puedan adoptar totalmente.

Las empresas que tienen éxito con los métodos basados en el ROI suelen tener varios rasgos comunes que se pueden resumir en estas estrategias:

Los usuarios proporcionan sugerencias de ahorro.  ¿Quién hay mejor que las personas que usan el software a diario para detectar las ineficacias del software CAD con el fin de obtener ahorros?

Los equipos de administración de CAD y de proyectos asignan prioridades.  Los equipos de administración de CAD y de proyectos evalúan las sugerencias de los usuarios para actuar primero con las que probablemente tendrán un mayor ahorro.

La dirección general lleva un seguimiento de los ahorros. A medida que se evalúan y se implementan las sugerencias de los usuarios, las cifras del ahorro y del ROI se muestran a la dirección general con regularidad.

La empresa proporciona incentivos.  Cuando se encuentran y se implementan grandes ideas de ROI, la empresa proporciona un premio o una pequeña bonificación para reconocer el logro.

En un breve período de tiempo, la mentalidad del ROI comenzará a tomar fuerza y todos, desde el usuario de CAD de nivel más bajo hasta el director de mayor nivel, comprenderán cuánto dinero se ahorra al usar los productos de CAD de forma más inteligente. En un período más largo de tiempo, se establecerá una cultura de mejoras constantes (cuantificadas por el ROI y el ahorro) y todos comenzarán a buscar maneras de mejorar el uso de los productos de CAD para aumentar el ahorro.

Ajuste del coste y del ROI

El caso de ejemplo de los expertos en detallado de acero no tuvo en cuenta que todos los expertos tendrán que aprender a usar las utilidades de AutoLISP con AutoCAD para lograr los ahorros de tiempo en los proyectos. Por lo tanto, merecería la pena considerar el coste total de la implementación del nuevo software, como a continuación:

Diferencia en el coste del software.  ¿Cuánto más costará al año el nuevo software?

Tiempo de implementación.  ¿Cuánto tiempo necesitarán los administradores de CAD o el personal informático para implementar el nuevo software?

Tiempo de aprendizaje.  ¿Cuánto tiempo necesitará el usuario para aprender a usar el nuevo software?

Aunque la diferencia del coste del software es un gasto anual (repetido cada año), el tiempo de implementación y aprendizaje por lo general solo es necesario el primer año de uso del software. Esto significa que el primer año de implementación de cualquier software nuevo será más caro que los años siguientes, de modo que habría que realizar un análisis de varios años del ROI.

La cosa mejora

Ahora podemos ampliar nuestra definición del ROI de software de la siguiente manera:

Donde Coste año 1 = Coste del software + Aprendizaje + Implementación

Donde Coste año N = Coste del software

Si se tienen en cuenta varios años de valores del ROI, será fácil llegar a las siguientes conclusiones:

  • El ROI del primer año de una inversión de software es menor que los años siguientes, porque los costes son mayores el primer año.
  • Si el ROI del primer año de una versión de software es bueno, el ROI mejorará los años siguientes a medida que se reduzcan los costes.
  • Cuantos más años se use el software, mayor será el ROI.

Resumiendo

Decidir qué herramientas de software son las mejores para sus usuarios no es un juego de adivinanzas o un asunto de comprar el producto más reciente con la esperanza de que funcione bien. Al usar el enfoque del ROI, cuya eficacia ha quedado demostrada, para analizar los ahorros de costes y tiempo, podrá tomar decisiones inteligentes que serán beneficiosas para su empresa.

Evidentemente, tendrá que esforzarse para conseguir un análisis serio del ROI, pero ¿no merece la pena tener la certeza de que se está haciendo lo correcto para la empresa?

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